In passato, il processo per certificare documenti per uso internazionale era lungo e complesso, passando dalla notarizzazione alla legalizzazione diplomatica fino a quella presso le ambasciate o i consolati.

Oggi questa procedura può essere notevolmente semplificata: basta un’“apostille” (certificato aggiuntivo) per permettere ai documenti cinesi di circolare rapidamente in oltre 100 Paesi.

D1: Perché le imprese hanno bisogno dell’apostille per le attività commerciali all’estero?

In termini semplici, l'apostille è una sorta di “annotazione speciale” su alcuni documenti chiave, come diplomi o certificati di lavoro. Non sostituisce il documento originale, ma ne fornisce una spiegazione aggiuntiva, comprensibile e accettata a livello internazionale.

L'apostille è riconosciuta a livello internazionale. Indica chiaramente, sul documento originale (o sulla notarizzazione), chi lo ha emesso e chi lo ha firmato o timbrato, riducendo i dubbi e le verifiche ripetute quando il documento viene utilizzato all’estero.

La base giuridica risale al 2023, con l’entrata in vigore in Cina della Convenzione riguardante l’abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri, che conta 126 Paesi membri, tra cui Stati Uniti, Canada, Unione Europea, Giappone, Corea del Sud e gran parte dei Paesi della “Belt and Road Initiative”.

Ciò significa che, grazie all’apostille, i tempi di gestione dei documenti tra i Paesi membri si riducono notevolmente: da circa 20 giorni lavorativi si passa a pochi giorni, con una riduzione media dei tempi di circolazione dei documenti di circa il 90%.

D2: Quali sono le modalità per ottenere l’apostille?

Attualmente a Shanghai ci sono due canali principali:

1. Procedura in presenza agli sportelli: l’Ufficio per gli Affari Esteri del Governo municipale dispone di sportelli a Pudong, Puxi e Hongqiao, dove imprese e cittadini possono richiedere direttamente l’apostille e la certificazione consolare.

2. Gestione integrata tramite enti intermedi: il richiedente può delegare enti preposti (uffici notarili municipali o Consiglio per la promozione del commercio internazionale di Shanghai) per gestire la pratica. Tutti i 25 uffici notarili cittadini e gli sportelli del Consiglio per la promozione del commercio internazionale distribuiti in sette sedi della città possono occuparsi dell’apostille e delle certificazioni consolari.

D3: Costi e tempi di rilascio

Il rilascio dell’apostille è soggetto a tariffa pubblica:

• Documenti civili: 50 yuan per documento
• Documenti commerciali: 100 yuan per documento

Tempi di gestione:

• Procedura ordinaria: 4 giorni lavorativi
• Procedura urgente: 2 giorni lavorativi

Fonte: Shanghai Observer